日本ケミコン健康保険組合

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個人情報保護について

個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)と取り組みについて

当組合では、被保険者や被扶養者(以下「加入者」という)に対し、健康の保持増進のために行う事業の実施やサービスを提供していくために必要な個人情報を安全に保管し取り扱うため、以下の取り組みを推進して参ります。

個人情報並びにマイナンバー制について

「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいいます。その個人情報にマイナンバーが含まれることによってただの個人情報ではなくなり「特定個人情報」という情報になります。さらにマイナンバーは個人情報を構成する1つの要素となるため、特定個人情報になったとしても、個人情報保護法の影響を受けることになります。

プライバシーポリシー

日本ケミコン健康保険組合は、加入者個人に関する情報(以下「個人情報」といいます。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

  • 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。

  • 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。

  • 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。

    (1)法令の定めに基づく場合

    (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合

    (3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合

    (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

  • 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。

  • 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。

  • 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。

  • 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

日本ケミコン健康保険組合(以下「当組合」という。)においては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。
当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

1.適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。

  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  • 「被保険者資格取得届」提出の際、年金手帳保持者には、年金手帳を添付していただき、チェックの上、年金事務所に渡します。
  • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  • 健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関及び同機関提携健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。

2.現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。

  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金の請求者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを用いて、育児書「赤ちゃんとママ」を送付します。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。

3.レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、健康保険業務に利用します。

  • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • レセプトデータの有無を基に、無受診者を抽出し、健康者表彰を行います。賞品等は、事業所を通じて被保険者に渡します。
  • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
  • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。

4.健康診断については、健診受託業者に業務委託して実施します。

  • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

5.その他保健事業の実施について

  • 健康講演会の参加者名簿を参加者に配布します。
  • ウォーキング大会の参加者名簿を参加者に配布します。
  • ウォーキング大会の参加者から提出していただいた写真や感想文に事業所名、名前を付し、機関紙に掲載します。

6.役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

  • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
  • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

7.特定個人情報について

    特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
    特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。


    なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

    また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

    (1)各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。 また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。

    (2)規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。
    また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
    なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。


    平成28年4月1日


    別表1 健康保険組合等が保有する個人情報の例

個人情報の利用目的

当組合は、加入者からいただく個人情報を、以下の業務を遂行するために利用します。

項目 利用範囲 利用目的
被保険者等に対する保険給付に必要な利用目的 組合内部
  • 保険給付及び付加給付の実施
他の事業者等への情報提供を伴う
  • 健保連の高額医療給付の共同事業
  • 海外療養費に係る翻訳のための外部委託
  • 第三者行為に係る損保会社への求償(※1)
  • 健康保険組合連合会の高額医療給付の共同事業(※2)
  • 給付業務の適正処理のための照会又は回答(市町村等の医療費助成の有無、資格喪失後の継続給付の支給状況、医療機関等への資格確認)
  • 高額療養費及び一部負担金還元金等の自動払い
保険料の徴収等に必要な利用目的 組合内部
  • 被保険者資格の確認並びに標準報酬月額及び標準賞与額の把握
  • 健康保険料の徴収
  • 被扶養者の認定
  • 健康保険被保険者証の発行
  • 被保険者等資格等のデータ処理の外部委託
保健事業に必要な利用目的 組合内部
  • 健康の保持・増進のための健診、保健指導及び健康相談
  • 高額医療費・出産費に係る資金貸付事業の実施
  • 人間ドックの検査結果の保有
他の事業者等への情報提供を伴う
  • 保健指導、健康相談に係る産業医への委託
  • 医療機関への健診の委託
  • 家族等への健診の受診勧奨
  • 健診結果の事業者への提供
  • 被保険者等への医療費通知
  • 健康保険組合連合会主催の共同事業(※3)
  • 保健事業の実施に係る委託(海外駐在員用家庭常備薬の配布(※4)
  • 健康情報誌の発送委託(※5)
  • 機関誌の発行
診療報酬の審査・支払に必要な利用目的 組合内部
  • 診療報酬明細書(レセプト)等の内容点検・審査
  • レセプトデータの内容点検・審査の委託
健保組合の運営の安定化に必要な利用目的 組合内部
  • 医療費分析・疾病分析
  • 医療費分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
その他 組合内部
  • 健保組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
  • 健保組合の管理運営業務に係る記録資料
  • 適正な経理事務の執行
  • 第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談又は届出等
他の事業者等への情報提供を伴う
  • 業務の適正処理のための照会又は回答(保険者間の情報交換)
  • 第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談又は届出等
特定個人情報 組合内部
  • 傷病手当金、高額療養費等保険給付審査事務にかかる給付情報等
  • 高齢受給者負担区分判定等にかかる課税・非課税情報
  • 被保険者資格取得事務にかかる他機関における資格情報
  • 被扶養者認定事務にかかる課税・非課税、住民票関係情報等
他の事業者への情報提供を伴う
  • 高額療養費、出産、葬祭関連給付等、他機関の給付事務にかかる組合における保険給付関係情報
  • 資格取得、被扶養者認定等、他機関の資格確認事務にかかる組合における資格取得、被扶養者資格関連情報
  • ※1.交通事故によるけがの治療を健康保険で受けたときは、加害者が加入する自賠責保険等に健保が負担した医療費を請求することになります。その際、事故の状況や治療に要した費用の明細書(診療報酬明細書等)が必要となるため、その情報を損害保険会社に提供します。
  • ※2.健保組合の上部団体である健康保険組合連合会には、医療費が100万円を超えるものについて、一定の計算式により医療費の一部を還元する制度があります。この条件に該当する医療費が発生した場合は、診療報酬明細書等の写しを健康保険組合連合会に提供します。
  • ※3.健康保険組合連合会が主催する事業に参加される場合は、その申込みに必要な情報を提供します。
  • ※4.海外駐在員に対し、赴任時に救急箱、その後年1回医薬品の補充を行うための医薬品発注について、業者に氏名、事業所名、送付先住所・電話番号、一時帰国時受取先、注文内容等を提供します。
  • ※5.健康情報誌を配布するにあたり、委託業者に保険証記号番号・氏名・住所を提供します。

個人情報の第三者への提供について

個人情報保護法では、個人情報取扱事業者(当健保を含む)は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を事業主及び保健事業委託業者等の第三者に提供してはならないとされていますが、個人情報の通常必要な利用目的のうち、被保険者及び被扶養者にとって利益となるもの、又は事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも被保険者本人等にとって合理的であるとはいえないものについては、あらかじめ公表しておいて被保険者及び被扶養者から特段明確な反対・留保の意思表示がないものについては「黙示的な同意」が得られたものとして取り扱ってよいこととされています。当組合では、以下の事項につきその趣旨に該当するものといたします。なお、同意されない場合は当組合までお申し出ください。

  • 医療費通知等を世帯まとめて被保険者に行うこと。
  • 給付決定のお知らせ(保険給付金決定通知)の配布を事業主経由で行うこと。
  • 被保険者の健康診断の結果表を受診機関から健保組合も受領し、保健事業に事業主と共同利用すること。
  • ケミコングループ間の移籍者は過去の健診結果表を引き継ぎ保健事業に生かすこと。
  • 管理レベルに必要な最低限のレセプト情報(医療機関での受診の有無)についても共同利用すること。

共同利用の実施項目の確認

当健保組合では、入社から退社に至るまでの間ケミコングループ内で健康管理を行っています。その中でも健診事業(1定期健診(特定健診含む)、2特殊健診、3入社健診)の実施については、健保組合が事業主から委託を受け実施していることから、次の事項については事業主と健保組合が共同で個人情報を取扱うこととします。

  • 共同して利用される個人データの項目
    【個人データ】
    • 氏名(フリガナ含む)、生年月日、年齢、性別、事業所名・所在地、整理番号、事業所コード、所属コード、健診コース名、健保コード、健診実施日
    【健診項目】
    • 身長、体重、聴力、視力、尿(蛋白、潜血、糖)、血圧、胸部レントゲン、血液検査(RBC、Hb、T-CHO、TG、HDL-C、GOT、GPT、γ-GTP、血糖、Cr、UA、WBC、HbA1c)、心電図、胃部レントゲン、便潜血、子宮細胞診、HBs抗原・抗体、診察、問診
    • 特定の有害業務従事者、及び深夜業などの特定業務に係る健康診査に基づく検査項目
    • 業務歴、既往歴、自覚症状、スポーツ歴、血圧、身長、体重、聴力、視力、尿検査(蛋白、潜血、糖)、血液検査(RBC、Hb、GOT、GPT、γ-GTP、T-CHO、HDL-C、TG、UA、Cr、血糖、)、胸部レントゲン、他覚症状、心電図、健康状態の調査
  • 共同利用者の範囲
    事業主、健康保険組合、産業医、保健師・看護師、委任先事業者
  • 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
    (ア)日本ケミコン健康保険組合理事長
    (イ)日本ケミコン健康保険組合に加入するすべての事業所の長
  • 加入者の健康診査に関する情報
    健診機関名・健診項目・受診票記載事項・健診結果・レントゲン写真・相談内容など
  • 加入者の現金給付に関する情報
    当組合は、加入者からいただく個人情報を、以下の業務を遂行するために利用します。

個人情報の開示

本人から、当該本人が識別される保有データの開示を求められたときは、本人に対し、政令で定める方法により、速やかに当該保有データを開示します。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことがあります。

  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    *これに該当するかどうかの判断については、健保組合等においては容易でないため、開示に当たって、担当医の判断を要するものとします。

  • 当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

  • 他の法令に違反することとなる場合

業務委託

当組合は以下の事業において業務を委託しています。

委託事業
健康診査の実施
  • 定期健康診査(特定健診含む)
  • 特殊健康診査
  • 生活習慣病健康診査
  • 子宮癌検査
※利用目的の達成に必要な範囲において個人データの取扱いの業務を委託する場合には、その個人データの提供を受ける者は第三者に該当しないため、本人の同意が必要ないことをご承知おきください。
健康情報誌の発送
保険給付に関する振込

個人情報取扱窓口

個人情報についてのご質問や、加入者の個人情報の確認、訂正、開示、利用停止等の手続、苦情の申出等については下記にご相談ください。(他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除きます。)

《日本ケミコン健康保険組合 個人情報取扱担当者》
〒198-0042 東京都青梅市東青梅1-7-6
Tel:0428(22)9001
Fax:0428(23)1040
受付時間:10:00~14:00(土・日・祝日・年末年始を除く)

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